Operaciones básicas para cálculos cotidianos

Este bloque se centra en sumas, restas, promedios y conteos aplicados a tareas típicas de la administración pública: consolidar gastos mensuales, calcular promedios de tiempos de respuesta, o estimar montos por programa. El espacio estará claramente delimitado, con un título visible y un diseño que invite a la práctica, no a la teoría. Aquí se incrustarán uno o varios videos cortos que muestran, paso a paso, cómo resolver problemas reales de oficina usando estas operaciones básicas.

Manejo de tablas y filtros para controlar información

En este bloque se trabajará con tablas, formatos de tabla y filtros para ordenar y depurar listados de beneficiarios, proveedores, trámites o expedientes. El objetivo es que los funcionarios puedan encontrar rápidamente la información clave y detectar errores o duplicidades. El espacio tendrá un título claro, una breve explicación del tipo de problema que resuelve y un área destacada para incrustar videos demostrativos, reforzando la idea de zona de práctica con ejemplos de datos reales de gestión.

Funciones de búsqueda: BUSCARV y XLOOKUP

Este bloque está dedicado a conectar bases de datos: cruzar listados de beneficiarios con padrones, relacionar códigos presupuestarios con descripciones o vincular registros de distintas áreas. Se explicará, de forma breve y aplicada, cómo BUSCARV y XLOOKUP ayudan a reducir trabajo manual y errores al copiar y pegar. El espacio tendrá un título muy visible, una descripción centrada en problemas reales de coordinación interáreas y un lugar protagonista para uno o varios videos prácticos.

Funciones lógicas: SI, Y, O para reglas de decisión

En este bloque se mostrarán funciones lógicas para automatizar decisiones frecuentes: marcar si un expediente cumple requisitos, identificar casos prioritarios, o clasificar registros según criterios normativos. La explicación se enfocará en cómo estas funciones ayudan a aplicar reglas de negocio de forma consistente y transparente. El diseño reservará un espacio visualmente separado, con título claro y un área destacada para videos que muestren ejemplos de validación de datos y control de calidad en la gestión pública.

Manejo de fechas y plazos administrativos

Este bloque aborda el cálculo de plazos, vencimientos y tiempos de tramitación usando fechas en Excel. Se trabajará con ejemplos como seguimiento de expedientes, control de plazos legales, programación de hitos de proyectos y recordatorios de renovaciones. El espacio tendrá un título muy visible, una breve explicación centrada en la gestión de tiempos en la administración y un área principal para videos que muestren cómo evitar errores de calendario y mejorar el seguimiento de compromisos.

Análisis simple de datos para mejorar procesos

En este bloque se presentarán herramientas sencillas de análisis: ordenamientos, subtotales, gráficos básicos y resúmenes que ayudan a entender volúmenes de trabajo, tiempos de respuesta y distribución de recursos. La idea es que los funcionarios puedan detectar cuellos de botella y oportunidades de mejora en sus procesos. El diseño reforzará la idea de laboratorio práctico, con un espacio claramente separado, título claro y un área destacada para videos que muestren casos reales de análisis de datos en oficinas públicas.

La inteligencia artificial puede ser el aliado perfecto para un funcionario con manejo intermedio de Excel. En lugar de probar fórmulas por ensayo y error, puedes pedir a la IA que te sugiera la fórmula adecuada para un cálculo específico, que la explique paso a paso y que te muestre variantes más simples. Así ahorras tiempo y reduces errores al construir tus hojas de cálculo.

También puedes copiar y pegar mensajes de error de Excel y pedir a la IA que los traduzca a un lenguaje sencillo, que te indique la causa probable y te proponga soluciones concretas. De esta forma, conviertes problemas técnicos en instrucciones claras y aplicables a tu trabajo diario.

La IA también puede ayudarte a automatizar reportes repetitivos: pídele que proponga estructuras de tablas, campos clave, filtros y resúmenes que faciliten el seguimiento de programas, presupuestos o indicadores de gestión. A partir de tus ejemplos, puede sugerir cómo usar tablas dinámicas, funciones de búsqueda o combinaciones de fórmulas para actualizar informes con menos esfuerzo.

Cuando recibes datos desordenados, puedes mostrarle a la IA un fragmento y pedirle ideas para limpiarlos y convertirlos en tablas útiles: separar columnas, unificar formatos de fechas, detectar duplicados o clasificar información relevante. Así combinas tu conocimiento del contexto público con la capacidad de la IA para ordenar y estructurar datos.

La clave está en combinar tu experiencia en la función pública y tu nivel intermedio de Excel con preguntas claras a la IA. Describe el objetivo del análisis (por ejemplo, controlar el avance de un programa social o revisar la ejecución presupuestaria) y deja que la IA te sugiera fórmulas, pasos y buenas prácticas. Tú decides qué aplicar, adaptando las propuestas a las normas y procedimientos de tu institución.

Usar la IA de esta manera te permite ahorrar tiempo en tareas mecánicas, disminuir errores de cálculo y concentrarte en interpretar los resultados para tomar mejores decisiones de política pública. No necesitas ser experto en programación: basta con explicar tu problema en lenguaje cotidiano y revisar con criterio las respuestas que recibes.

Te invitamos a ver los videos de demostración, donde se muestran casos reales de cómo un funcionario puede dialogar con la IA para mejorar sus hojas de cálculo, ordenar bases de datos y diseñar reportes más claros para equipos directivos y ciudadanía. Cada video presenta ejemplos paso a paso, fáciles de replicar en tu propio trabajo.

Explora las ideas, pruébalas con tus propios archivos y ajusta las sugerencias de la IA a las necesidades de tu área. Verás cómo pequeñas mejoras en tus planillas, apoyadas por la IA, pueden marcar una gran diferencia en la calidad y oportunidad de la información que entregas.